La P.E.C. nel Registro delle imprese

Cos'è la P.E.C. (Posta Elettronica Certificata)?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è l'equivalente informatico della "classica" raccomandata con ricevuta di ritorno.Si tratta sostanzialmente di un messaggio di posta elettronica di cui vengono fornite le ricevute, aventi valore legale, di avvenuta spedizione e di avvenuta o mancata consegna. Per poter usufruire delle funzionalità di PEC, non è sufficiente una casella di posta normale, ma bisogna acquisire una casella (di PEC appunto) da un gestore di Posta Elettronica Certificata autorizzato.

Un elenco dei gestori pubblici di Posta Elettronica Certificata è disponibile sul sito DigitPA).
 

Posta elettronica certificata: è possibile consultare l’indice nazionale degli indirizzi PEC di imprese e professionisti:

E' on line il portale telematico http://www.inipec.gov.it per accedere (senza necessità di autenticazione) all’elenco pubblico di indirizzi di posta elettronica certificata di imprese e professionisti.
 

Le principali caratteristiche della PEC

Integrità del messaggio

L'utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio e degli eventuali allegati da parte di terzi. Infatti tutte le comunicazioni sono protette perche' crittografate e firmate digitalmente.

Certificazione dell'invio

Quando si invia un messaggio da una casella PEC si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione che attesta la data e l'ora della spedizione ed i destinatari.

Certificazione della consegna

Il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio e-mail che attesta:

• la consegna con l'indicazione della data e ora
• contenuto consegnato

Valore legale

Alla PEC e' riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato.
Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi. 
È importante sottolineare che la trasmissione viene considerata posta certificata solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a Gestori diversi.

Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC  il sistema potrà fornire la ricevuta di accettazione (invio) proveniente dal Gestore del mittente, ma non la ricevuta di avvenuta consegna.
 

Come attivare il servizio di PEC

L'interessato può rivolgersi ad uno dei Gestori, ovvero aziende o Enti Pubblici, che sono in possesso dei requisiti previsti dalla normativa di riferimento.
I Gestori di PEC  sono iscritti  in un apposito elenco pubblico tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale.

 

La PEC al Registro Imprese

Dal 29 novembre 2008, ai sensi del D.L. 185/2008, le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese.

Dal 20 ottobre 2012 anche le imprese individuali che si iscrivono nel Registro delle Imprese hanno l'obbligo di indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione (art. 5 D.L. 18 ottobre 2012, n. 179).
Le imprese individuali già iscritte, non soggette a procedura concorsuale, erano tenute a depositare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro il 30 giugno 2013.

L’obbligo per le imprese di comunicare l'indirizzo di Posta Elettronica Certificata - PEC - nel Registro Imprese, già’ introdotto nel 2008 per le società’ e nel 2012 per le imprese individuali, viene rafforzato dall’ art. 37 D.L. n. 76/2020 recante "Misure urgenti per la semplificazione e l'innovazione digitale", convertito in L. n. 120/2020 ,che ha, fra le altre, introdotto importanti novità, quale il riconoscimento della PEC come "domicilio digitale" dell’impresa nei rapporti tra Amministrazione, imprese e professionisti.

Il legislatore ha confermato per le società e le imprese individuali di nuova costituzione l’obbligo di indicare in sede di iscrizione al Registro delle Imprese o all’Albo delle Imprese Artigiane il proprio domicilio digitale; pertanto l’ufficio del Registro Imprese che riceve una domanda di iscrizione priva dell'indicazione del domicilio digitale sospenderà la pratica in attesa che essa sia integrata con l'informazione richiesta e in mancanza di regolarizzazione la pratica sarà rifiutata.

Le società e le imprese individuali attive e non sottoposte a procedure concorsuali già iscritte nel Registro delle Imprese che non hanno comunicato una PEC attiva e funzionante entro il 1° ottobre 2020, o con indirizzo PEC cancellato d’ufficio dal Registro Imprese in attuazione del progetto qualità dati, saranno soggette all’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale attivo solo in recezione. Saranno inoltre applicate le sanzioni  amministrative da un minimo di 206 euro ad un massimo di 2.064 euro per le società, con pagamento in forma ridotta di euro 412, e da un minimo di 30 euro ad un massimo di 1.548 euro per le imprese individuali, con pagamento in forma ridotta di 60 euro.

La comunicazione della PEC al Registro Imprese

Costi

Tale comunicazione e le eventuali successive variazioni, sono esenti da diritti, bolli e tariffe.

Strumenti per effettuare la comunicazione della P.E.C. "Pratica semplice" 

Per agevolare le imprese, sul portale www.registroimprese.it, è stata predisposta una procedura semplificata on-line che permette ai titolari/legali rappresentanti di effettuare in completa autonomia tale adempimento.

La procedura non richiede registrazione, nè autenticazione, ma semplicemente il possesso del dispositivo di firma digitale.
Si dovranno fornire esclusivamente queste informazioni:

1. codice fiscale dell'impresa
2. codice fiscale del dichiarante (titolare/legale rappresentante)
3. indirizzo P.E.C. valido e attivo da iscrivere al Registro delle imprese

Utilizzando questi dati verrà predisposta automaticamente una pratica telematica di Comunicazione Unica che dovrà essere sottoscritta digitalmente dal titolare/legale rappresentante. La pratica, così formata, sarà inviata al Registro imprese direttamente dal portale.

Si ricorda che la Camera di commercio rilascia gratuitamente un dispositivo di firma digitale (C.N.S.) al titolare di impresa individuale e al primo dei legali rappresentanti di società che ne fa richiesta.